Кейс: CRM-система для аренды строительного оборудования (LESARENT)

Кейс · CRM / веб-сервис · Аренда строительного оборудования

Клиент и задача

Компания сдаёт в аренду бытовки и строительные леса. Учёт вёлся в таблицах и мессенджерах: какая бытовка на каком объекте, когда освобождается, кто из клиентов сколько должен, какие акты подписаны — всё держалось в голове менеджеров. С ростом парка оборудования это стало узким местом: терялись сроки возврата, путались счета, невозможно было быстро сказать, что свободно. Задача — CRM под конкретные процессы аренды: склад оборудования, договоры, клиенты, деньги и роли сотрудников в одной системе.

Доступ к системе закрыт, поэтому на скриншотах ниже все данные клиентов и сотрудников намеренно размыты — показана только структура интерфейса.

Что сделали

• Учёт склада оборудования — карточки бытовок и лесов, статусы «свободно / в аренде / на объекте», история занятости: когда взяли, когда освободили, по какому договору.
• Договоры и клиенты — база из 400+ клиентов с контактами и 600+ договоров аренды; каждый договор связан с оборудованием, сроками и оплатами.
• Счета и акты — выставление счетов и формирование актов прямо из договора, учёт задолженностей и балансов по клиентам.
• Роли и права сотрудников — разграничение доступа: менеджер видит своё, руководитель — всё; статистика активности по каждому сотруднику.
• Интеграция с Авито — синхронизация объявлений об аренде через API Авито: заявки с площадки попадают в систему, а не теряются в личных сообщениях.
• Файловое хранилище — документы по договорам и клиентам с правами доступа и превью, вместо папок на разных компьютерах.
• Мобильный доступ — интерфейс работает с телефона: менеджер отмечает выдачу и возврат оборудования прямо на объекте.

Скриншоты (данные размыты)

Результат

Учёт аренды переехал из таблиц и переписок в единую систему: видно, какое оборудование где находится и когда освобождается, у каждого договора — свои счета, акты и статус оплаты. Заявки с Авито попадают в CRM автоматически. Руководитель видит картину целиком и активность каждого сотрудника, а не собирает данные по кусочкам. Систему продолжаем развивать по задачам бизнеса.

Стек

PHP, MySQL, серверный рендеринг интерфейса, интеграция с Avito API, ролевая модель доступа, файловое хранилище с правами и превью. Разработка велась итерациями под реальные процессы компании — с регулярными доработками разделов.

Почему не готовая CRM (Битрикс24, amoCRM)?

Готовые CRM заточены под классические продажи «лид → сделка». Аренда — другая логика: один и тот же объект многократно выдаётся и возвращается, важны сроки, занятость и история по каждой единице оборудования. Натягивать это на коробочную CRM дороже и неудобнее, чем построить систему под процесс. Когда готовой CRM достаточно — разбирали в отдельной статье.

Сколько стоит разработка такой системы?

Индивидуальная CRM или веб-сервис под процессы бизнеса — от 290 000 ₽, дальше зависит от количества модулей и интеграций. Состав работ — на странице разработки веб-сервиса под ключ, автоматизацию процессов разбирали в блоге.